ACORD DE TRANSMITERE / PRIMIRE A
FACTURILOR ÎN FORMAT ELECTRONIC

VALTEC Premium Lubricants SRL, persoană juridică română, având sediul social în București, Șoseaua Odăii nr. 105-107, sector 1, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Bucureşti cu nr. J40/10579/1997, având CIF RO10077508, reprezentată de administrator Valtec BV, persoană juridică olandeză cu sediul în Olanda, RC Rotterdam, Kralingseweg 363B, 3065 (denumită în continuare „Valtec” sau „Emitentul”)
și

fiecare fiind denumită Partea și împreună Părțile

Având în vedere că:
(i) Valtec intentionează să emită si să trimită Partenerului facturi în format electronic;
(ii) Partenerul acceptă să primească facturile emise de Valtec în format electronic;

Părțile au agrea condițiile în care emiterea, transmiterea și primirea facturilor electronice vor avea loc, după cum urmează:

1. Obiectul Acordului
Obiectul Acordului constă în stabilirea condițiilor de facturare electronică, în special de emitere și transmitere către Partener de către Valtec a facturilor prin e-mail (“Facturile Electronice”).
Obiectul acestui Acord nu include alte date si documente transmise prin alte mijloace. Prezentul Acord se aplică tuturor relațiilor contractuale existente și viitoare de furnizare și prestări servicii contractate sau care vor fi contractate de Părti.
Părtile vor lua toate măsurile necesare astfel încât atât transmiterea Facturilor Electronice de catre Valtec cât si primirea acestora de către Partener să se realizeze într-un mod si într-o formă care să asigure autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturilor.
Facturile vor contine toate elementele obligatorii prevazute de art. 319 (20) din Codul Fiscal.

2. Actiune legală
Părtile sunt de acord ca Facturile Electronice transmise conform prezentului Acord de către Valtec către Partener să aibă acelasi efect obligatoriu si aceeasi valoare probanta ca si facturile în format pe hartie.
În cazul unei proceduri de investigare din partea autoritătilor fiscale sau a unei audieri in scop de proba a altor autorităti administrative sau instante, Părtile vor colabora în mod rezonabil utilizând mijloacele proprii pentru a furniza dovezile solicitate în ceea ce priveste datele disponibile transmise electronic.

3. Transfer de date, detalii de contact, facilităti tehnice

Partenerul își exprimă în mod expres, liber și neechivoc acordul pentru ca emiterea, transmiterea și recepționarea tuturor facturilor aferente Contractului încheiat cu Valtec să se realizeze prin intermediul mijloacelor electronice.
Părtile stabilesc că transmiterea/primirea de facturi electronice se va realiza prin e-mail, după cum urmează:
(i) de la următoarea adresă de e-mail a Emitentului: [*];
(ii) la urmatoarea adresă de e-mail a Destinatarului: [*].
Începând cu data semnării prezentului Acord, și până la încetarea în orice mod a Acordului, Valtec va emite și transmite Partenerului facturile aferente Contractului exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice.
Orice schimbare apărută cu privire la adresele de email indicate mai sus, la care Părtile sunt de acord să transmită/primească facturile în format electronic va fi notificată celeilalte Părti în scris, cu maxim 1 (o) zi lucrătoare înainte de data la care modificarea va produce efecte.
Părtile nu vor răspunde pentru netransmiterea facturilor dacă cealaltă parte nu informează cu privire la noua adresa de e-mail la care/de la care s-a realizat transmiterea/primirea facturilor în format electronic, comunicare ce se va realiza de la/către adresele de e-mail listate mai sus, considerate valabile.
Orice corespondență cu privire la probleme tehnice referitoare la facturarea electronică va fi trimisă către Valtec la urmatoarea adresă de email a Valtec: [*] Partenerul va raporta către Valtec orice problemă tehnică cu privire la Facturile Electronice cât de repede posibil, dar nu mai mult de o (1) zi lucratoare dupa evenimentul care impiedică sau afectează în orice mod transmiterea/primirea Facturilor Electronice.

4. Securitate, acces, timp de functionare
Fiecare Parte se va asigura că toate Facturile Electronice sunt trimise/primite corect si imediat si că vor păstra confidential continutul acestora. Părtile se obligă, în special, să aplice măsurile necesare de securitate si control pentru a asigura protectia Facturilor Electronice transmise împotriva accesării de catre terte părti neautorizate precum si împotriva distrugerii, pierderii sau modificării acestora. De asemenea, Părtile se vor asigura că protocoalele de transmitere si primire a mesajelor electronice sunt păstrate în sigurantă.
Pentru a asigura securitatea schimbului de Facturi Electronice si pentru a permite inspectia de catre organele fiscale, daca este cazul, fiecare dintre Parti este obligata in mod separat sa arhiveze datele – Facturile Electronice – intr-un mod in care se asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea Facturilor Electronice, pana la expirarea perioadei de prescriptie pentru raspunderea fiscala. Facturile Electronice trebuie sa fie stocate astfel incat sa permita reprocesarea sau recrearea informatiei, pentru necesitatile fiecarei Parti.

5. Gestionarea exceptiilor, arhivare
Părtile vor revizui în permanentă functionarea facilitătilor de transmisie a datelor electronice si acuratetea transmisiilor. În cazul erorii unei transmisii de date electronice partea care a luat la cunostintă acest lucru va informa cealaltă parte în termen de 1 (o) zi lucrătoare de la data luării la cunoștintă.
Daca sistemul IT nu functioneaza si acest lucru duce la neconformitatea continutului Facturilor Electronice fata de tranzactia respectiva sau fata de prevederile legale care prevaleaza, Valtec poate cere suspendarea executarii prezentului Acord si intoarcerea la transmiterea facturilor pe suport hartie. Termenul de suspendare va continua pana la remedierea defectiunii.
In timpul suspendarii Acord si dupa incetarea acestuia, facturile vor fi emise si trimise catre Partener pe suport hartie.

6. Durată și reziliere
Prezentul Acord este încheiat pe o perioadă nedeterminată si va intra în vigoare la data semnării de catre Părți.
Incepand cu data semnarii prezentului Acord, si pana la incetarea in orice mod a Acordului, Valtec va emite si transmite Utilizatorului facturile aferente Contractului exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice.
Acordul poate inceta prin acordul partilor.
Acordul poate fi reziliat de oricare dintre Părti prin transmiterea unei notificări cu 3 luni înainte prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, fara a fi necesara nicio alta formalitate sau interventia instantei, daca una dintre parti incalca in mod repetat obligatiile potrivit prezentului Acord.

7. Legislatia aplicabila
Prezentul Acord va fi guvernat de si interpretat conform legilor din România. În cazul disputelor dintre Părti care pot rezulta din sau în legătură cu prezentul Acord acestea vor fi solutionate amiabil. În cazul imposibilitătii solutionării amiabile, toate disputele rezultate din sau în legătură cu prezentul Acord vor fi solutionate de o instantă competentă din România.

8. Alte prevederi
Modificările aduse prezentului Acord sunt valabile doar dacă sunt agreate în scris de către Părti.
Nevalabilitatea, ilegalitatea sau inaplicabilitatea oricărei prevederi din prezentul Acord nu va afecta legalitatea și aplicabilitatea celorlalte prevederi în niciun fel. Orice astfel de prevedere nevalabilă, ilegală sau lipsită de aplicabilitate a prezentului Acord va fi considerată înlocuită cu o prevedere valabilă, legală și aplicabilă care este cât mai apropiată posibil de intenția legală și economică a Părților și de scopul prevederii nevalabile, ilegale sau lipsite de aplicabilitate care a fost eliminată.

Prezentul Acord a fost încheiat astazi, [*], in 2 (două) exemplare originale, câte unul pentru fiecare Parte.

În numele Valtec:

______________________________
Nume:
Funcție: În numele [*]:

______________________________
Nume:
Funcție: